Інформаційні системи і технології

ДОКУМЕНТАЛЬНІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В СЕРЕДОВИЩІ РЕДАКТОРА WORD

Пошук інформації в документах

Середовище Word дає змогу шукати інформацію в документальних файлових системах за назвами файлів, за текстовою інформацією в документах, за специфічними ознаками у властивостях електронних документів. При цьому пошук здійснюється у каталогах на локальному жорсткому диску, в поштовій скриньці Microsoft Outlook, а також у мережному оточенні. Вікно пошуку з'являється за допомогою команди Найти зі списку, що розкривається Сервис т , у діалоговому вікні Открыть:

9

Вікно має дві вкладки, що відповідають двом режимам здійснення пошуку: звичайному і розширеному. Звичайний режим дає можливість знаходити файли, що вміщують зазначений текст у їх назві, вмістові або властивостях. У полі Область поиска пропонується вибрати конкретну папку для пошуку. Клацання мишею на квадратику зі знаком "+" розкриває відповідне дерево каталогів, при цьому знак "+" перетворюється на

Выбранные размещения

11 si

Й -П Мой компьютер Й -П Мое сетевое окружение Outlook

Клацання на більшому квадратику долучає відповідну папку до списку каталогів, що будуть переглянуті при пошуку, + 0 Ц5|. Наступне клацання на цьому квадратику приєднує до списку ще й усі підкаталоги зазначеного каталогу, змінюючи зображення каталогу

+ GillШукати файли із зазначеною інформацією можна у файлах Word, а також у файлах Excel, Access, PowerPoint та об'єктах Outlook. Для цього у полі Типы файлов результатов треба позначити їх потрібні

Ш Файлы Word _. ,  „ . .. ,

. Після знаходження файлів їх список з'являєтьU Файлы Excel

ся у полі Результаты. Якщо підвести курсор миші до назви файла, біля назви виникає віконце з даними про розташування файла і дату

physics.doc

його останньої зміни d; ^s ^|ап Vjchprog physics, doc

Изменен: 19 вересня 2002р. 1:56:02

Для знаходження файлів за кількома умовами та за іншими властивостями файлів (автор, розмір файла, кількість сторінок, рядків тощо) потрібно вибрати вкладку Расширенный. Після формулювання кожної наступної умови її можна з'єднати з іншими умовами або логічним множенням (логічний оператор "И"), або логічним додаванням (логічний оператор "ИЛИ").

Для тексту можна використовувати підстановочні знаки "*", "?", що мають звичайне значення: "*" заміняє будь-яку кількість

10

будь-яких припустимих символів, "?" — будь-який один довільний символ.

За допомогою кнопки <Найти> | панелі інструментів Стандартная або такої ж команди з пункту меню Файл з'являється додаткова панель Расширенный поиск з правого боку екрана з усіма такими самими полями визначення параметрів пошуку. В нижній частині панель має два рядки Щ Обычный поиск і $fa Найти в документе,,,, які в цій панелі дають змогу здійснити звичайний пошук серед файлів або пошук текстових фрагментів у документі.

Створення форм

У текстовому редакторі Word можна не лише створювати прості документи, а й будувати шаблони і форми. Шаблон визначає основну структуру документа, зокрема його макет, і містить параметри форматування (символів, абзаців, сторінок) та параметри інших настроювань. Форма, додатково до шаблону та певного тексту, має порожні поля для заповнення їх визначеними значеннями з деякого списку. Поле в редакторі Word — це набір кодів, що забезпечує вставляння до документа тексту, номерів сторінок, інших відомостей. Полями форм у редакторі Word можуть бути такі елементи, як поля для введення текстових фрагментів, прапорці увімкнення режимів, списки можливих значень деякого параметра. Створивши форму, нею можна користуватися як у надрукованому вигляді, так і в діалоговому інтерактивному режимі. Крім того, можна зберігати інформацію у вигляді шаблону форми та лише даних і згодом застосувати їх як файл бази даних під час злиття.

Для створення форми спочатку треба створити шаблон документа. Для цього за допомогою команди Создать з пункту меню Файл потрібно відкрити область завдань, з якої вибрати команду Общие шаблоны. У діалоговому вікні Шаблоны у полі Создать треба ввімкнути режим шаблон (* шаблон Текстова форма зазвичай складається із загальних текстових фрагментів і порожніх полів, які заповнюються згодом. Викликавши діалогове вікно Шаблони, можна створювати як документи, так і шаблони:

11

У вікні шаблону необхідно створити макет документа, записавши до нього текст, та ввести у потрібні місця поля форми.

Редактор Word пропонує три види полів для форм, які можна ввести за допомогою пункту меню Формы панелі інструментів, а саме:

І, прапорці увімкнення режимів —

текстові поля —

аЬІ

і поле зі

списком —

. Щоб вставити якесь поле, слід розташувати текстовий курсор у потрібному місці документа, а потім клацнути курсором миші на відповідній кнопці панелі інструментів. Кожне з полів має низку параметрів, які можна встановити за допомогою ще однієї

кнопки ^Параметры поля формы>

панелі інструментів.

Текстові поля можуть бути різних типів:

12

Поле Обычный текст — у поле можна ввести будь-який символ (у сусіднє поле Текст по умолчанию можна ввести значення, що відразу пропонуватиметься у полі форми); Число — можна ввести тільки цифри; Дата — вводяться лише дати; Текущая дата, Текущее время — вставляється поточна дата чи поточний час у разі створення документа з шаблону; Вычисления — обчислюється деяке значення за формулою, яку потрібно ввести у сусіднє поле, що для цього типу матиме назву Выражение замість Текст по умолчанию.

Поле Максимальная длина призначене для обмеження кількості символів, що можна ввести. В сусідньому полі Формат текста (або Формат числа, Формат даты і т. ін.) встановлюються параметри форматування інформації, що вводиться. Вибраний формат застосовується після того, як текстовий курсор буде переміщений з поля в інше місце.

Для прапорця режимів можна встановити такі параметри, як його розміри (Авто відповідає розміру тексту зліва від поля), стан за замовчуванням, імена макросів, що будуть виконуватися при активізації прапорця та при виході з нього:

Третій елемент Поле со списком дає змогу вибрати потрібний елемент із заздалегідь складеного списку. Максимальна кількість елементів списку не може перевищувати 25. Перший елемент у списку є варіантом за замовчуванням.

13

Список створюється за допомогою діалогового вікна Параметры поля со списком

Введені значення елементів можна додати до списку, натиснувши кнопку <Добавить>. Щоб перемістити виділений елемент у списку, використовують кнопки зі стрілками <Порядок>.

У кожне поле форми користувач може ввести довідкову інформацію. Для цього призначена кнопка <Текст справки...>. При цьому довідка може з'являтися автоматично у рядку стану або після натискання клавіші <F1>. Довідковий текст виводиться на екран, якщо за

допомогою кнопки <3ащита формы> | ffi | панелі інструментів встановлено захист форми. Увімкнення захисту форми потрібне також для активізації полів форми, зокрема для розкриття поля списку, та захисту шаблону документа від внесення виправлень. Кнопка <3атенение полей формы>

а

вмикає та вимикає відображення полів сірим кольором.

Після створення і захисту форми слід зберегти її у форматі Шаблон документа з розширенням DOT. Згодом, створюючи документ на основі цього шаблону, отримуємо форму, яку можна заповнювати в електронному вигляді або роздрукувати.

14

Злиття документів

Під злиттям документів у редакторі Word розуміють процес, що дає змогу на основі двох документів отримати низку однотипних документів. Один з документів, що вважається основним, містить текст і графічні зображення, що є загальними для всіх документів. Тобто цей документ є формою або бланком для всіх інших. Другий документ має назву джерела даних і містить таблицю з текстом та зображеннями, що нарізно входять до складу кожного створюваного документа. Таблиця утворює елементарну базу даних (або список, з точки зору Excel), де кожен рядок є окремим записом про деякий об'єкт, а кожен стовпець — це поле з однаковим типом даних для всіх записів.

3дійснити процедуру злиття можна за допомогою команди Мастер слияния з підпункту Письма и рассылки пункту меню Сервис, яка запускає у панелі завдань майстра злиття документів. Насамперед вибирають тип документа, який потрібно створити. Для нашого випадку вибираємо тип Письма:

С документом какого типа выполняется работа?

• Письма

Электронное сообщение

О Конверты

О Наклейки

О Каталог

Потім треба визначити документ, який буде основою для процесу злиття, — поточний у вікні редактора, шаблон або новий документ. Найдоцільніше створити окремий конкретний варіант документа, який і використати як основний документ. Далі потрібно вибрати одержувачів листа, тобто визначитись із другим документом процедури злиття — джерелом даних: Использование списка — використати дані зі списку або таблиці бази даних, уже збережених у вигляді деякого файла; Контакты Outlook — скористатися адресною книгою Outlook; Создание списка — створити нове джерело даних. У разі потреби створити список редактор у вікні Новый список адресов пропонує для заповнення бази даних уже готову форму з низкою стандартних заголовків полів. За допомогою кнопки <Настройка> у додатковому вікні Настройка списка адресов цю форму можна відре

15

дагувати, додавши до неї нові поля (кнопка <Добавить>) або видаливши зайві (кнопка <Удалить>), та змінити порядок полів (кнопки <Вверх>, <Вниз>):

Після заповнення всієї таблиці даних за допомогою відредагованої форми редактор пропонує зберегти джерело даних на диску у вигляді файла з розширенням MDB, тобто у файлах СКБД Access (у попередніх версіях Word таблиця даних зберігалась у форматі документів Word з розширенням DOC). Отже, для злиття документів можна використовувати дані Access, списки Excel.

Після збереження файла даних редактор для перевірки введених даних і можливості їх редагування, фільтрації та ручного відбору відкриває вікно Получатели слияния у вигляді таблиці Excel у режимі автофільтра.

Наступним кроком у процесі злиття є створення основного документа, а саме — вставляння у нього полів злиття. Тут можна вставити вже готові елементи, такі як блок адреси р1] Блок адреса..., рядок привітання [Г1] Строка приветствия... та інші поля вже заповненої таблиці даних Щ Другие элементы,,,Текстовий курсор розташовують у місце, де має бути вставлене поле злиття, з вікна Добавление поле слияния вибирають відповідне поле. Якщо основний документ є вже заповненим варіантом документа, то спочатку виділяють текстовий фрагмент, наприклад прізвище адресата "Гваненко", вибирають поле Прізвище та клацають на кнопці <Вставить>.

16

Після створення основного документа та джерела даних редактор пропонує переглянути окремі документи. За допомогою кнопок

можна послідовно переглянути всі варіанти документів. У разі великої кількості документів знайти потрібний можна, використовуючи кнопку ^ Найти получателя... і визначаючи критерій пошуку.

На останньому кроці можна результати злиття відразу відправити

на принтер 5g Печать,., або в новий документ ^ Изменить часть писем..., якому редактор Word дає ім'я Письмаї. Документи, отримані в результаті злиття, в новому документі відокремлюються маркером кінця розділу та маркером кінця сторінки.

Процедура злиття дає змогу виконувати також вибіркове злиття, коли буде отримано вихідні документи лише для записів, що відповідають певним критеріям. Для цього на одному з попередніх кроків

потрібно скористатися кнопкою ^ Изменить список,,,, яка викличе на екран вікно таблиці даних у вигляді таблиці Excel у режимі автофіль-тра, за допомогою якого можна скоригувати остаточний список даних за певними критеріями. Після фільтрації даних процедура злиття буде виконана лише для відібраних записів.

Питання для самоконтролю

1. За якими ознаками можна здійснювати пошук файлів у середовищі Word?

2. Які режими пошуку файлів забезпечує редактор Word?

3. Як у редакторі Word встановити режим пошуку файлів не лише у певному каталозі, а й у всіх його підкаталогах?

4. Які типи полів можна використовувати у формах у редакторі

Word?

5. Які різновиди текстових полів можуть бути застосовані у формах редактора Word?

6. Як установити певні властивості полів форм у редакторі Word?

7. Скільки елементів редактор Word дає змогу використовувати у списку?

8. Для чого призначена кнопка <3ащита формы>?

9. У документах якого типу зберігаються форми в редакторі Word? 10. Що таке злиття документів у редакторі Word?

17

11. Яка команда в редакторі Word дає змогу підготувати документи для їх злиття?

12. У файлах якого типу редактор Word зберігає дані для злиття документів?

Список використаної та рекомендованої літератури

1. Аникеев И., Бардина О. Microsoft Office 2000. — М.: Бином, 1999.

2. Борланд P. Running Microsoft Word 6 для Windows. — СПб.: Питер, 1995.

3. Гаевский А. Ю. Самоучитель работы с Microsoft Office: Word 97/2000, Excel 97/2000, электронная почта. — К.: А.С.К., 2002.

4. Журин А. А. Word 2000. — М.: Аквариум, 1999.

5. Карпов Б. Microsoft Office 2000: Справ. — СПб.: Питер, 2000.

6. Карпов Б. Microsoft Word 2000. — СПб.: Питер, 2000.

7. Леонтьев Ю. Самоучитель Word 2000. — СПб.: Питер, 2000.

8. Рабин Ч. Эффективная работа с Microsoft Word 2000. — СПб.:

Питер, 2000.

9. Рогов И. П. Office 97 (Microsoft Office 97): — М.: ЗАО "Изд-во БИНОМ", 1998.

10. Рыжков В. Microsoft Word 2000: Краткий курс. — СПб.: Питер,

2000.

11. Стоицкий Ю. Office 2000. — СПб.: Питер, 2000.

 

 ...  5



Обратная связь

По любым вопросам и предложениям

Имя и фамилия*

Е-меил

Сообщение*

↑ наверх