ПЕРСОНАЛЬНІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ - Інформаційні системи і технології - Книжный рай
Інформаційні системи і технології

ПЕРСОНАЛЬНІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

Загальна характеристика

Microsoft Outlook — це програма, призначена для організації та використання інформації, планування часу і підтримання комунікацій. Поєднання таких різноманітних можливостей робить Outlook незамінним при організації повсякденної роботи з комп'ютером. За допомогою засобів Outlook можна:

• копіювати, переміщувати, перейменовувати і видаляти файли та папки, запускати програми;

• планувати особистий час та узгоджувати в часі спільні заходи з іншими користувачами Outlook;

• відправляти й отримувати повідомлення електронною поштою і факсом;

• систематизувати дані різного типу і здійснювати пошук серед них;

• працювати з інформацією локальної мережі та мережі Internet;

• автоматично реєструвати свою діяльність у щоденнику. Основними структурними одиницями інформації в Outlook є

елементи різних типів, а саме — повідомлення, події, зустрічі, збори, завдання, записи в щоденнику. Зберігання елементів організоване за типами, зокрема всі поштові повідомлення зберігаються в папці Входящие, всі завдання — в папці Задачи. Outlook дає змогу змінювати типи елементів, переміщуючи їх з папки в папку. Папки, що містять елементи Outlook, зберігаються в одному файлі Outlook, завдяки чому можна швидко знайти, класифікувати й архівувати елементи. Елементи можуть мати одну або кілька категорій. Присвоєння елементам категорій сприяє ефективнішому пошуку потрібної інформації.

41

Доступ до інформації в програмі Outlook здійснюється через різні інформаційні служби. Зокрема, поштові служби — це інформаційні служби, призначені для одержання і відправлення повідомлень. Outlook може взаємодіяти з багатьма поштовими службами, у тому числі з Microsoft Mail, Microsoft Fax, Microsoft Exchange Server, поштою Інтернет. Для обміну повідомленнями на комп'ютері потрібно забезпечити доступ принаймні до однієї поштової служби.

Елементи інформації програма Outlook зберігає у файлі, що називається файлом особистих папок і може мати будь-яке ім'я, але завжди характеризується розширенням PST. Таких файлів може бути кілька. Під час роботи Outlook один з них використовується за замовчуванням, у ньому зберігається вся інформація Outlook. Файл особистих папок містить кілька стандартних папок, окрему для кожного типу інформації:

• Входящие — одержані повідомлення;

• Календарь — зустрічі, збори, події;

• Контакты — люди та організації;

• Задачи — особисті завдання і завдання для інших людей;

• Дневник — записи про особисту діяльність;

• Заметки — нотатки, зроблені під час роботи;

• Удаленные — елементи, видалені з інших папок;

• Отправленные — відправлені повідомлення;

• Исходящие — підготовлені, але не відправлені повідомлення;

• Черновики — повідомлення, які ще не готові для відправлення. За потреби цей список можна поповнити довільною кількістю інших папок і підпапок. Така структура зберігання інформації характерна і для Windows, але папки Outlook не можна переглядати, наприклад, за допомогою програми Проводник. З папками Outlook може працювати тільки сам Outlook, у програмі Проводник вони не відображаються.

Запуск Outlook

При запуску Microsoft Outlook з'являється діалогове вікно Выбор конфигурации для визначення конкретної конфігурації програми. Якщо на комп'ютері не використовувалась програма Microsoft Messaging, то при першому запуску Outlook у списку буде тільки одна конфігурація — Microsoft Outlook. Якщо доступні кілька конфігурацій, то конфігурацію, що використовується найчастіше, Outlook може вибирати автоматично. Для цього потрібно виділити її в спис

42

ку, натиснути кнопку <Параметры> у вікні Выбор конфигурации та встановити прапорець Использовать выделенную конфигурацию по умолчанию. Після цього при запуску Outlook вибиратиметься саме ця конфігурація, а діалогове вікно Выбор конфигурации не з'являтиметься. Конфігурації відрізняються інформаційними службами, які вони

Зазвичай після запуску з'являється вікно Microsoft Outlook з відкритою папкою Outlook сегодня

Ліву частину екрана під панеллю інструментів займає Панель Outlook, а праву — Область информации. Вікно Outlook сегодня — одне з багатьох можливих вікон Outlook. В інших режимах роботи Outlook деякі елементи вікна можуть бути іншими, але загальна структура вікна зберігається.

Панель Outlook забезпечує швидке перемикання режимів роботи програми Outlook. Якщо цієї панелі немає на екрані, для її відображення треба скористатися командою Панель Outlook пункту меню Вид. У разі повторного вибору команди можна видалити панель з екрана. На Панели Outlook розташовані три групи кнопок: <Ярлыки Outlook>, <Мои ярлыки> і <Другие ярлыки>. За замовчуванням відображається група кнопок <Ярлыки Outlook>. Якщо для подання всіх ярликів групи не вистачає місця на панелі, то в нижній частині панелі з'являється кнопка зі стрілкою для прокручування панелі. Щоб переглянути іншу групу ярликів Панели Outlook, потрібно натиснути відповідну кнопку.

використовують.

43

У програмі Outlook можна добавляти і видаляти кнопки Панели Outlook, тому склад кнопок та їх груп може відрізнятися від описаного вище.

У режимі Outlook сегодня в лівій частині Области информации відображається список елементів календаря на сьогоднішній і кілька наступних днів. Для перегляду повного списку календаря, можливо, доведеться скористатися вертикальною смугою прокручування. У верхньому куті правої частини інформаційної області відображаються такі відомості, як кількість повідомлень у папці Входящие, кількість чернеток повідомлень у папці Черновики, а також кількість не-відправлених повідомлень у папці Исходящие. В нижньому правому куті відображається список поточних завдань на сьогодні або всіх завдань з папки Задачи із зазначеним крайнім терміном виконання.

Уся інформація в вікні Outlook сегодня зв'язана з відповідними елементами папок Outlook. Для детального ознайомлення з елементом достатньо клацнути мишею на будь-якому пункті інформаційної області.

Після встановлення програми Outlook вікно Outlook сегодня має вигляд, як наведено на рис. на с. 43. При клацанні на кнопці <Настройка "Outlook сегодня"> відкривається діалогове вікно, за допомогою якого можна змінити стиль вікна Outlook сегодня, відображення числа днів календаря, режим відображення і способи сортування завдань та деякі інші параметри.

Календар

Календар Outlook є зручним інструментом для роботи з інформацією, пов'язаною з датами. Він допомагає скласти розклад діяльності і заздалегідь нагадає про наближення часу зустрічі, зборів, події.

Папка Календарь дає можливість зберігати три типи елементів, що відповідають трьом типам заходів: зустрічі, збори і події.

Зустріч — це запланований на заздалегідь визначений час захід, що повністю займає певний інтервал часу користувача і на який не запрошують інших осіб. Отже, зустріч стосується тільки певного користувача, а якщо зустріч стосується також інших людей, то вона не узгоджена з ними засобами Outlook.

Збори — це зустріч, на яку запрошуються кілька учасників і для проведення якої замовляються певні ресурси. Відмінність зборів і зу

44

стрічей полягає в тому, що збори узгоджуються з іншими учасниками за допомогою засобів Outlook. При плануванні зборів Outlook знаходить час, коли всі запрошені учасники вільні. Також можна узгоджувати ресурси, наприклад приміщення для зборів.

Подія — це захід, що відбувається у певний день (або протягом кількох днів), але не потребує резервування часу для свого проведення, наприклад день народження, свято, виставка.

Зустрічі, збори і події можуть бути разовими або повторюваними. Захід, що повторюється регулярно, можна призначити один раз і встановити закономірність його повторення. Наприклад, день народження — захід, що повторюється щороку в один і той самий день.

За допомогою Outlook можна вносити зустрічі, збори і події в розклад і відображати їх у різних поданнях календаря.

Режими подання календаря

Для роботи з календарем треба натиснути кнопку <Календарь> Панели Outlook. Область информации у поданні Календарь може мати такі режими: День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. У режимі День вона має такий вигляд:

Область информации у режимі День складається з трьох панелей: Расписание — показує поточний день погодинно, відображає зустрічі, події і збори на поточний день;

Календарик — відображає дні поточного і наступного місяця, при

цьому поточний день виділений;

Панель задач — відображає поточні завдання.

45

За замовчуванням панель Расписание поділена на 30-хвилинні проміжки. Ціну поділки можна змінити, вибравши команду Изменить текущее представление з підменю Текущее представление пункту меню Вид. У діалоговому вікні Сведения о представлении за допомогою кнопки <Другие настройки> треба відкрити вікно Формат представления День/Неделя/Месяц, в якому розкривається список Масштаб, і вибрати будь-який інший інтервал. Можна змінювати кількість місяців, відображених на панелі Календарик, перетягуючи межі панелей усередині подання.

При перетягуванні межі між панеллю Расписание і двома іншими панелями вліво зменшується розмір панелі Расписание, а панель Календарик розширюється і відображає більшу кількість місяців. У разі перетягування межі між панелями Календарик і Панель задач вниз можна відобразити два і більше рядків місяців. Перетягнувши межу вгору, можна побачити більше завдань, але при цьому зникне панель Календарик.

При відкриванні календаря Outlook за замовчуванням активним є поточний день, установлений на внутрішньому годиннику комп'ютера. У поданні календаря День панель Расписание відображає години цього дня, а на панелі Календарик він позначений інверсним виділенням. Один із способів змінити активний день — клацнути на іншому дні панелі Календарик. Виділення переміститься на цей день, а поточний буде виокремлено рамкою.

Щоб переміститися до дня, не відображеного на панелі Календарик, треба відобразити інші місяці, клацаючи на одній із стрілок у верхній частині цієї панелі. Коли з'явиться потрібний місяць, слід клацнути на певному числі.

Інший спосіб змінити активний день — за допомогою команди Перейти к дате з підменю Перейти пункту меню Вид відобразити діалогове вікно Переход к дате

ГІіт-рсхад к Adit: 7 X

46

У полі Дата можна ввести потрібну дату або вибрати її зі списку, що розкривається. Після закінчення роботи з цим днем можна повернутися до поточного дня, натиснувши кнопку І Сегодня І в зазначеному списку поля Дата або кнопку <Сегодня> панелі інструментів Стандартная.

Режим подання календаря День дає змогу детально розглянути розклад на будь-який день. На панелі Расписание видно лише частину робочого дня, для перегляду всього розкладу потрібно скористатися лінійкою прокручування.

Можна одночасно переглядати розклад на кілька днів. Для цього треба розмістити курсор миші на потрібному дні панелі Календарик, натиснути кнопку миші і розтягнути виділення на кілька днів. У разі потреби переглянути розклад на дні, що не йдуть один за одним, слід виділити один з них і, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl>, виділити інші.

При виділенні всього тижня календар переходить у режим Неделя. У цьому режимі Календарик і Панель задач мають той самий вигляд, що й у режимі День, а панель Расписание в лівій частині вікна відображає заплановані на весь тиждень заходи, але не так детально, як у режимі День.

Для відображення розкладу на тиждень курсор миші розміщують на панелі Календарик ліворуч від межі місяця і клацають навпроти відповідного тижня. Інший спосіб — виділити понеділок і розтягнути виділення на інші дні тижня. Якщо виділити два або більше тижнів, то в секції розкладу відобразяться всі ці тижні. Як і при виділенні днів, утримуючи клавішу <Ctrl>, можна виділити тижні, що не йдуть один за одним. Переміщуватися в наступні й минулі тижні можна за допомогою лінійки прокручування панелі Расписание.

Для відображення на панелі Расписание цілого місяця треба натиснути кнопку <Месяц> [зї] панелі інструментів або вибрати команду Месяц пункту меню Вид. Можна також клацнути між назвами днів тижня на панелі Календарик. Як і в двох попередніх режимах, у режимі Месяц можна відобразити кілька місяців одночасно.

Планування зустрічі

Зустріч — це захід, для якого в календарі резервується час, але на який не запрошуються інші учасники. Для створення нової зустрічі потрібно розкрити папку Календарь і скористатися одним із наведених способів:

47

• натиснути кнопку <Создать встречу> панелі інструментів;

• вибрати команду Новая встреча пункту меню Действия;

• натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+N>;

• виділити на панелі Расписание інтервал часу, клацнути на ньому правою кнопкою миші і вибрати у контекстному меню команду Новая встреча.

При використанні кожного із зазначених способів з'явиться форма Встреча

Форма має власний рядок меню, панель інструментів, а також дві вкладки, одна з яких призначена для планування зустрічей, а інша — зборів. Розглянемо, як заповнити поля вкладки Встреча.

Після відкриття діалогового вікна Встреча курсор вводу розташовуватиметься в полі Тема, тому відразу можна ввести короткий опис заходу. Після цього треба натиснути клавішу <Tab> для переміщення курсору в поле Место, в якому вводять місце проведення зустрічі. Outlook запам'ятовує інформацію, яка вводиться в поле Место, тому для його заповнення можна використовувати список попередніх місць проведення зустрічей. Натиснувши клавішу <Tab>, курсор переміщують у поле Начало.

Для кожної зустрічі час її початку і закінчення є обов'язковими параметрами, кожен з яких містить дату і час. Дату можна або безпосередньо ввести з клавіатури, або клацнути на стрілці праворуч від поля і вибрати потрібний день на панелі Календарик. Після введення дати потрібно натиснути клавішу <Tab> для переходу в поле часу початку зустрічі, де можна ввести будь-який час із точністю до хвилини.

48

Аналогічно вводяться дата і час закінчення зустрічі. Слід звернути увагу, що Outlook автоматично встановлює таку саму дату завершення зустрічі, що і дата її початку, оскільки зустрічі майже завжди відбуваються протягом одного дня. За потреби можна змінити дату завершення зустрічі.

Прапорець увімкнення режиму Целый день не слід установлювати навіть у тому разі, якщо для якогось заходу треба зарезервувати весь день. Установлення цього прапорця перетворює зустріч на подію, отже, день вважатиметься вільним. Щоб зарезервувати для зустрічі весь день, потрібно установити час початку зустрічі, який збігатиметься з часом початку робочого дня, і час завершення зустрічі, що збігатиметься з часом закінчення робочого дня.

Outlook дає можливість виводити на екран оповіщення про майбутні зустрічі. Щоб скористатися нею, треба встановити у діалоговому вікні Встреча прапорець Оповещение. Після цього стане доступним поле введення інтервалу часу між оповіщенням і початком зустрічі. За замовчуванням цей час становить 15 хвилин. Можна вибрати час у діапазоні від 0 хвилин до 2 тижнів зі списку, що розкривається, або безпосередньо ввести будь-який інший. Можна змінити час оповіщення за замовчуванням. Для цього потрібно вибрати команду Параметры! пункту меню Сервис, на вкладці Календарь установити новий час оповіщення про зустріч звуковим сигналом,

Оповіщення з'являється на екрані у вигляді такого діалогового вікна:

натиснути кнопку

і вибрати звуковий файл.

49

Діалогове вікно Оповещение можна ігнорувати або натиснути одну з його кнопок:

• <Прекратить все> — видалити всі оповіщення зі списку;

• <Отложить> — тимчасово видалити оповіщення з екрана на 5 хвилин або на будь-який інший час, введений у полі в нижній частині діалогового вікна Оповещение;

• <Открыть> — відкрити елемент у діалоговому вікні Встреча;

• <Прекратить> — видалити виділений елемент зі списку оповіщення.

Велике поле в нижній частині форми Встреча призначене для введення будь-якої додаткової інформації про планований захід. Можна приєднувати файли і вводити об'єкти, використовуючи команди пункту меню Вставка панелі інструментів цієї форми.

Кожній зустрічі, як і іншим елементам Outlook, бажано присвоїти одну або кілька категорій, що допоможе створити впорядковану структуру інформації, зручну для пошуку потрібних даних. Для присвоєння зустрічі категорії слід натиснути кнопку <Категории> в нижній частині форми Встреча. З'явиться діалогове вікно Категории зі списком категорій, в якому треба встановити прапорці біля тих категорій, що потрібно присвоїти зустрічі:

Головний список категорій спочатку складається з 20 одиниць. Можна видаляти категорії зі списку і добавляти в нього нові. Для видалення категорії потрібно:

50

• вибрати з пункту меню Правка команду Категории. Якщо команда виявиться недоступною, виділити будь-який елемент і повторити процедуру;

• натиснути кнопку <Главный список категорий>;

• вибрати категорію, яку слід видалити. Для вибору кількох категорій треба клацнути на них по черзі при натиснутій клавіші <Ctrl>;

• натиснути кнопку <Удалить>, виділені категорії зникнуть зі списку;

• натиснути кнопку <OK>, щоб закрити діалогове вікно.

Якщо категорії, які видаляються, раніше були присвоєні елементам, то вони залишаться присвоєними і після їхнього видалення зі списку категорій. Отже, елементи можна шукати, сортувати і фільтрувати і за вилученими категоріями. Для поповнення списку категорій треба:

• вибрати команду Категории з пункту меню Правка;

• натиснути кнопку <Главный список категорий>;

• у поле Новая категория ввести ім'я категорії, що додається;

• натиснути кнопку <Добавить>;

• натиснути кнопку <OK>, потім ще раз <OK>.

Аби видалити категорії, додані користувачем, і в такий спосіб відновити початковий список категорій, потрібно натиснути кнопку <Сброс> у діалоговому вікні Главный список категорий. Щоб зробити зустріч недоступною для інших користувачів при спільному використанні інформації через локальну мережу, треба встановити прапорець Частное в нижній частині діалогового вікна. Для збереження створеного елемента зустрічі слід натиснути кнопку <Сохранить и закрыть> панелі інструментів або вибрати команду Сохранить з пункту меню Файл. Елемент буде збережено у папці Календарь.

У режимі День встановлені зустрічі відображаються в області зустрічей і позначаються темно-синьою смугою, що відповідає стану користувача під час зустрічі — Занят. Можна змінити стан на Свободный, Под вопросом, Нет на работе. При цьому колір лінії буде відповідно білим, синім (діагональ) і пурпурним.

У режимі Неделя назви зустрічей будуть відображені лише кількома словами. В режимі Месяц запис про зустріч також буде видно на екрані, але назва зустрічі складатиметься лише з одного слова. Щоб відобразити всю зустріч, на кожному із зображень треба двічі клацнути лівою кнопкою миші.

51

Планування повторюваної зустрічі

Деякі зустрічі відбуваються регулярно — раз на тиждень, місяць або рік. Щоб кожного разу не створювати разову зустріч, можна створити одну і вказати правила повторення. В Outlook існує два способи створення повторюваної зустрічі:

• створення нової зустрічі, що повторюється;

• створення разової зустрічі з подальшим перетворенням її на повторювану.

Для створення нової зустрічі, що повторюється в режимі подання День/Неделя/Месяц, потрібно:

• вибрати команду Создать повторяющуюся встречу пункту меню Действия, щоб відобразити діалогове вікно Повторение встречи

 

• у групі Время встречи ввести час початку і завершення зустрічі, Outlook автоматично обчислює тривалість зустрічі. Можна ввести час початку зустрічі та її тривалість, після чого програма автоматично обчислює час завершення зустрічі;

• у групі Повторять ввести періодичність повторення — ежедневно, еженедельно, ежемесячно або ежегодно. Залежно від вибору зміниться вигляд групи Повторять, що дасть змогу уточнити параметри періодичності;

52

• у групі Пределы повторения вказати час початку і завершення повторень зустрічі або кількість копій зустрічі. Якщо заздалегідь невідома дата закінчення повторень, вибирають Нет конечной даты;

• натиснути кнопку <OK>, з'явитися форма Встреча.У полі Тема цієї форми потрібно ввести короткий опис зустрічі, а в полі Место — місце зустрічі; за необхідності можна встановити інші параметри. Потім натиснути кнопку <Сохранить и закрыть> панелі інструментів.

Інший спосіб створення зустрічі, що повторюється, полягає в перетворенні разової зустрічі на повторювану. Для цього треба:

• двічі клацнути на разовій зустрічі в режимі День/Неделя/Месяц, щоб відобразити діалогове вікно Встреча;

• вибрати команду Повторение пункту меню Действия для відображення діалогового вікна Повторение встречи;

• доповнити дані про зустріч шаблоном та інтервалом повторення і зберегти зустріч.

Повторювані зустрічі відображаються в усіх режимах папки Календарь так само, як і разові, відрізняючись лише значком з двох заокруглених стрілок \\, розташованим у лівій частині блоку кожної повторюваної зустрічі.

Планування разової та повторюваної події

Події — це заходи, що тривають один або кілька днів і не потребують резервування часу, наприклад свята, виставки, ювілеї, Олімпійські ігри. Події можуть бути щорічними і звичайними, тобто відбуватися лише один раз протягом одного або кількох днів. Час для події в календарі не виділяється, вона відображається як сірий прямокутник над усіма зустрічами, запланованими на день події. Для створення події потрібно:

• натиснути кнопку <Календарь> на панелі Outlook;

• вибрати команду Создать событие на целый день пункту меню Действия;

• ввести тему і місце події;

• ввести дати початку і завершення події в полі Начало і Конец відповідно;

• встановити прапорець Оповещение і вказати кількість днів до початку події;

• ввести будь-які примітки у великому текстовому полі;

53

• присвоїти події одну або кілька категорій;

• натиснути кнопку <Сохранить и закрыть> для збереження події. Переглянути чи змінити інформацію про подію можна, викликавши діалогове вікно Событие за допомогою команди Открыть з контекстного меню події або двічі клацнувши на події.

Можна також створити повторювану подію. Для цього треба відкрити вікно Событие, в пункті меню Действия вибрати команду Повторение та визначити параметри повторення події. Повторювані події, як і разові події, відображаються у вигляді сірого прямокутника над зустрічами, запланованими на день події, але мають відмінність — значок у вигляді двох заокруглених стрілок як і повторювані зустрічі.

Подання папки Календарь

Подання — це спосіб відображення інформації. Список Текущее представление з пункту меню Вид у режимі Календарь містить такі подання: День/Неделя/Месяц, Активные встречи, События, Ежегодные события, Повторяющиеся встречи, По категориям. Подання мають такі параметри, як Тип представления, Поля, Порядок сортировки, Цвета, Шрифт, Фильтр. Ці властивості можна змінити тимчасово, зберегти зміни або створити власні подання.

Базову структуру подання визначає його тип. Режим Outlook Календарь має два типи подання — Таблица і День/Неделя/Месяц.

Табличний тип подання зручний для перегляду завдань, зустрічей і детальних відомостей про будь-які інші елементи. У таблиці елементи розташовані в комірках, утворених рядками і стовпцями. Кожен рядок містить один елемент, а інформація про нього подається в стовпцях. Стовпці можна додавати і видаляти, в такий спосіб регулюючи ступінь деталізації даних про елемент. Самі елементи можна сортувати, групувати, вибирати їх відповідно до заданих критеріїв.

Календарний тип подання зручний для перегляду інформації про зустрічі, збори і завдання, заплановані на конкретний час. Можна переглядати елементи за різні проміжки часу — від кількох днів до місяця.

Для ознайомлення з табличним поданням зі списку Текущее представление потрібно вибрати подання Активные встречи, при цьому інформаційна панель календаря матиме такий вигляд:

54

Елементи в таблиці згруповані за типом, окремі групи утворюють такі елементи: разові, повторювані щодня, щотижня, щомісяця і щороку. Кожна група має заголовок. Якщо групу елементів подано в розгорнутому вигляді, то ліворуч від її заголовка є кнопка зі знаком а кожен елемент групи відображається окремим рядком. Натиснувши кнопку, можна згорнути групу. Тоді відображатиметься тільки заголовок, а ліворуч від нього з'явиться кнопка зі знаком "+". Щоб розгорнути групу, потрібно натиснути цю кнопку, і знову з'являться всі елементи групи.

Елементи кожної групи можна сортувати за будь-якими полями. Для цього треба клацнути на імені поля в заголовку стовпця. За замовчуванням сортування в усіх полях відбувається за зростанням, що показує стрілка вверх, розташована поруч з ім'ям поля. Щоб змінити порядок сортування на зворотний, слід клацнути на імені поля ще раз.

Завдання

Завдання — це захід або доручення особистого чи службового характеру, виконання якого контролює користувач. На відміну від зустрічі завдання не обов'язково повинно мати чітко встановлений час виконання. Можна внести завдання до списку завдань, аби пам'ятати про нього, не вказуючи конкретних термінів виконання. Деякі завдання можуть потребувати встановлення певної дати завершення. Outlook дає можливість встановити дату початку роботи над завданням і передбачити термін його завершення. Наприклад, якщо завдан

55

ня потрібно виконати цього року, то встановлюють дату завершення 31 грудня. Це означає, що завданням можна займатися в будь-який час, але воно має бути виконане до зазначеної дати.

Завдання може бути разовим або повторюваним і повторюватися з регулярними інтервалами або залежно від дати його виконання. Прикладом завдання може бути складання розкладу занять груп студентів у комп'ютерних класах на наступний тиждень кожної суботи поточного тижня або відвідування перукарні через місяць після останньої стрижки.

Разовізавдання

Для початку роботи із завданнями треба натиснути кнопку <Задачи> Панели Outlook або вибрати команду Задачи з підменю Перейти пункту меню Вид. В обох випадках з'явиться вікно Задачи зі списком завдань у поданні Простой список. Це подання має чотири стовпці. Перший містить значок папки з позначкою, яка вказує, що цей елемент є завданням. Другий стовпець вказує на стан завдання: прямокутник без позначки символізує незавершене завдання, а з позначкою — завершене. Після виконання завдання потрібно клацнути на прямокутнику, щоб позначити завдання як завершене. У стовпці Тема вказані імена завдань, а в стовпці Срок — дата завершення завдання або слово Нет, якщо дату не було визначено.

Повніша інформація про завдання міститься у вікні Задачи у поданні Подробный список

Залежно від стану — поточні, прострочені або завершені — завдання відображаються різними кольорами. Поточні завдання позначаються чорним кольором, прострочені — червоним, завершені —

56

сірим. За допомогою команди Параметры! пункту меню Сервис можна змінити кольори за замовчуванням.

Для створення завдання потрібно виконати такі дії:

• у меню Действия вибрати команду Новая задача або натиснути кнопку <Создать задачу> панелі інструментів Стандартная;

• у полі Тема ввести ім'я завдання;

• залишити слово Нет у полі Срок, якщо не треба вказувати дату завершення завдання, або ввести потрібну дату; можна вказати також дату початку виконання завдання, і цього дня Outlook нагадає про початок роботи над завданням;

• за необхідності слід змінити значення полів Состояние і Важность, вибравши їх зі списків, що розкриваються; по мірі виконання завдання доцільно змінювати значення поля Готово,%;

• ввести дату і час оповіщення, за замовчуванням оповіщення встановлюється на 9-ту годину ранку дня завершення завдання, а для завдання без визначеного терміну час оповіщення не встановлюється;

• при створенні завдання Outlook припускає, що завдання створюється користувачем для себе, тому поле Ответственный виявляється заблокованим. За допомогою програми Outlook можна призначати завдання іншому користувачеві, у цьому разі він стає власником завдання і його ім'я з'являється в полі Ответственный;

• у велике поле в нижній частині форми ввести будь-яку додаткову інформацію про завдання;

• присвоїти одну або кілька категорій завданню, це можна зробити так само, як для події;

• натиснути кнопку <Сохранить и закрыть> панелі інструментів. Для редагування завдання потрібно двічі клацнути на назві завдання. З'явиться форма Задача з усією інформацією про завдання. Можна змінити значення в будь-якому полі, клацнувши на ньому і відредагувавши текст. Наприклад, після початку роботи над завданням слід змінити значення стану Не началась на значення Выполняется, а також поновлювати інформацію про стан завдання в полі Готово,%.

Для перегляду завдань треба вибрати команду Текущее представление пункту меню Вид або розкрити список Текущее представление панелі інструментів. Outlook пропонує десять стандартних зображень папки Задача. Всі подання, крім подання Временная шкала для

57

задач, відображають інформацію про елементи папки у вигляді таблиці, у кожному стовпці якої відображене деяке інформаційне поле завдання. Порядок розташування завдань у таких поданнях, як Простой список, за замовчуванням відповідає порядку їх створення. Його можна змінити, впорядкувавши завдання за текстовими полями або полями дат. Щоб упорядкувати завдання, наприклад, за полем Тема, потрібно клацнути в зоні заголовка поля. У заголовку з'явиться стрілка вверх, яка вказує, що за цим полем виконано сортування за зростанням. Так само можна відсортувати завдання за зростанням дат. Щоб змінити порядок сортування на зворотний, потрібно клацнути в межах заголовка відповідного поля ще раз. Здійснити сортування можна також за допомогою контекстного меню заголовка стовпця.

Модифікація завдань

Щоб створити повторюване завдання, потрібно спочатку створити разове завдання, а потім перетворити його на повторюване. Наприклад, для створення повторюваного завдання з обслуговування диску треба виконати такі дії:

• вибрати команду Создать задачу пункту меню Файл або натиснути кнопку <Создать задачу> панелі інструментів Стандартная;

• у текстовому полі Тема ввести: "Виконати обслуговування диску";

• натиснути кнопку <Повторение> панелі інструментів;

• у діалоговому вікні Повторение задачи встановити перемикач Еженедельно, в полі повторять каждую ввести значення 2 і встановити прапорець Пятница.

Outlook дає можливість перетворювати елементи одного типу на елементи іншого типу, перетягуючи їх з папки в папку. При цьому можливі два варіанти: копіювання або переміщення.

Для створення завдання із зустрічі зі збереженням зустрічі у папці Встречи потрібно:

• відобразити режим подання Календарь і знайти потрібну зустріч;

• утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягнути зустріч на ярлик Задачи Панели Outlook; з'явиться діалогове вікно Задача;

• змінити інформацію в будь-яких полях у разі потреби;

• після закінчення редагування зберегти завдання, натиснувши кнопку <Сохранить и закрыть> панелі інструментів.

Тепер у режимі Календарь завдання відображатиметься на Панели задач, а при перемиканні в режим Задача — з'явиться в списку завдань.

58

Якщо для переміщення зустрічі скористатися правою кнопкою миші, то з'явиться контекстне меню, четверта команда якого переміщує зустріч, перетворюючи її на завдання. Зворотний процес перетворення завдання на зустріч здійснюється так само, для цього треба:

• перетягнути завдання на ярлик Календарь Панели Outlook, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, при цьому буде створено зустріч, а завдання залишиться в папці Задачи;

• перетягнути завдання правою кнопкою миші, вибравши у контекстному меню відповідну команду.

Призначення завдань і контроль за їх виконанням

При створенні завдань Outlook припускає, що користувач створює їх для себе. У такому разі цей користувач стає власником завдання. Під час колективної роботи над різними проектами менеджер проекту може давати завдання кожному учасникові і контролювати перебіг його виконання. Для призначення завдання виконавцю потрібно дати йому доручення на це завдання. Доручення — це повідомлення, яке запитує згоди іншого користувача стати власником завдання і виконувати його. Відправивши доручення, користувач перестає бути власником завдання, але має можливість стежити за перебігом його виконання новим власником. Для відправлення доручення на завдання потрібно:

• відкрити відповідне завдання;

• натиснути кнопку <Назначить задачу> панелі інструментів, з'явиться форма Задача;

• вказати ім'я виконавця в текстовому полі Тема. У цьому полі зазначений також заголовок завдання, який за необхідності можна змінити;

• за потреби у полі Дата можна змінити встановлену дату завершення завдання;

• установити прапорець Держать обновленную копию этой задачи у тому разі, якщо потрібно стежити за перебігом виконання завдання;

• установити прапорець Направить мне отчет после выполнения этого поручения для одержання звіту після закінчення роботи над завданням;

• за необхідності у текстовому полі в нижній частині діалогового вікна ввести будь-які примітки до завдання;

• натиснути кнопку <Отправить> панелі інструментів. Доручення на завдання надходять у папку Входящие. Отримавши

доручення, можна погодитися стати власником завдання, відхилити

59

його або переслати доручення комусь іншому. Щоб відповісти на одержане доручення, треба виконати такі дії:

• відкрити доручення, з'явиться діалогове вікно Задача;

• натиснути кнопку <Принять> або <Отклонить> панелі інструментів, залежно від цього відкриється діалогове вікно Принятые задачи або Отклоненные поручения;

• натиснути кнопку <OK>, щоб прийняти або відхилити завдання. Якщо при відправленні доручення на завдання попередній власник завдання встановив прапорець Сохранить копию данного поручения в списке задач, то під час кожної зміни стану завдання ця зміна автоматично відображатиметься в його копії.

Можна надіслати звіт щодо перебігу виконання завдання, який міститиме інформацію про те, чи почалася робота над завданням, який поточний відсоток його виконання, скільки годин витрачено на роботу над завданням, ім'я власника завдання. Для відправлення звіту потрібно:

• відкрити завдання, звіт про яке потрібно подати;

• вибрати команду Отправить отчет о состоянии задачи пункту меню Задача, з'явиться діалогове вікно Сообщение;

• доповнити за потреби список текстового поля Кому, де містяться імена попередніх власників, і поля Копия;

• натиснути кнопку <Отправить> панелі інструментів.

Звіти надходять адресатам у папку Входящие, як і будь-які інші повідомлення.

Контакти

Контакти — це організації та окремі люди, з якими користувач підтримує зв'язок. Інформацію про контакти Outlook зберігає в папці Контакты. Кожен елемент цієї папки може містити такі

 

 ...  7



Обратная связь

По любым вопросам и предложениям

Имя и фамилия*

Е-меил

Сообщение*

↑ наверх