СИСТЕМА КЕРУВАННЯ БАЗАМИ ДАНИХ ACCESS - Інформаційні системи і технології - Книжный рай
Інформаційні системи і технології

СИСТЕМА КЕРУВАННЯ БАЗАМИ ДАНИХ ACCESS

Програма MS Access — одна із сучасних реляційних систем керування базами даних (СКБД), яку можуть використовувати фахівці різних галузей промисловості, науки. Систему керування розроблено так, що користуватися нею можна і без спеціальних знань з програмування. Саме з таких позицій висвітлюються можливості, що надає MS Access для забезпечення комп'ютеризації кадрової, виробничої діяльності, процесів обліку у фінансовій сфері тощо. MS Access, як і будь-яка система керування базами даних, має досить багато різних можливостей для аналізу та обробки баз даних. Розглянуті можливості MS Access можна опанувати лише під час постійної практичної і, головне, самостійної роботи.

Основні поняття баз даних

і систем керування базами даних

Сукупність даних, типових для конкретної інформаційної області, можна структурно зобразити у вигляді множини пов'язаних між собою окремих інформаційних частин. До будь-якої такої сукупності даних у загальному випадку можна застосувати термін "база даних". Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий склад підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв'язки, бібліотечний фонд тощо. Поняття "база даних" стосовно інформаційних систем, розміщених на комп'ютерних носіях даних, означає набір записів і файлів, організованих у спеціальний спосіб. Спеціальне програмне забезпечення, яке потрібне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою керування базами даних. Основні функції СКБД такі: • забезпечення користувача інструментарієм, що дає можливість оперувати даними в абстрактних термінах, не пов'язаних із способом збереження даних в ЕОМ;

85

• забезпечення секретності та пріоритетності доступу до даних;

• захист цілісності даних;

• синхронізація доступу до даних;

• захист даних від відмови та відновлення даних.

Відповідні функції, що виконує СКБД, можна розподілити за типом на такі групи:

• визначення даних (структура, тип, зв'язки між даними, елементи підстановок для значень тощо);

• обробка даних за допомогою різних методів, причому виконуються такі дії, як фільтрація і сортування;

• керування даними, що дає змогу розподілити дані за користувачами, надаючи їм право доступу до них, причому як з наданням можливості коригувати їх, так і без неї (режим перегляду даних). Кожна конкретна інформаційна область за своєю структурою належить до деякого типу. Найпоширенішими типами є ієрархічні, ме-режні, реляційні. Якщо інформаційна область даних пов'язана з ієрархією її частин, таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей належать, наприклад, дані, пов'язані з родинними зв'язками, кадрові та виробничі структури міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою подають у вигляді так званого дерева або сукупності дерев — лісу. Якщо інформаційна область даних пов'язана з деякою мережею, то відповідну інформаційну структуру називають мережною. Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, шляхів транспорту тощо. Графічно дані з мережною структурою зображують у вигляді так званого графа. Нарешті, якщо інформаційна область має вигляд пов'язаних між собою двовимірних таблиць, то одержану структуру даних можна назвати реляційною (від англ. relation — відношення). За типом інформаційних структур називають і системи керування базами даних. Найпоширенішими у використанні виявились реляційні СКБД, прикладом яких є MS FoxPro, MS Access та ін. Перевага реляційних СКБД пояснюється легкістю їх використання та ефективністю реалізації. Слід зазначити, що будь-яку інформаційну структуру можна визначити за допомогою моделі іншої структури, але саме СКБД реляційного типу дає можливість зробити це з найменшими втратами.

Рядки двовимірних таблиць називаються записами, стовпці — полями. У термінах реляційних СКБД такі таблиці називаються відношеннями, записи, що вони містять, — кортежами відношень, поля —

86

атрибутами відношень. Саме тому СКБД такого типу називають ре-ляційними. Записи відрізняються за номером, а поля — за іменем. Основні умови, які повинні задовольняти таблиці, такі:

• однакові записи заборонені;

• усі записи повинні мати одну і ту саму кількість полів;

• значення полів атомарні, тобто таблиця не може містити інші таблиці як свої компоненти.

Елементами даних можуть бути сталі, змінні пам'яті та поля таблиць. Елементи даних і функції над ними становлять вираз, що позначається словом Exp, до якого додається за потреби ще один із символів: C, M, N, D, L — початкові букви англійських назв типів даних (наприклад, ExpN). Типи даних поділяються на базові і визначені користувачем. Деякі базові типи даних наведено в таблиці:

Тип даних

Позначення

Назва в MS Access

Рядок (Character)

C

текст

Текст ( Memo )

M

текст Memo

Числовий (Numeric)

N

числовий

Дата (Date)

D

дата/час

Логічний (Logical)

L

логічний

Приклади сталих: "010201" — рядок (ExpC), 010201 — число (ExpN), 01.02.01 — дата (ExpD). Типи полів таблиць визначаються під час створення таблиці або модифікації її структури. Слід пам'ятати, що тип даних "рядок" — це множина послідовностей символів. Кількість символів послідовності називається довжиною рядка і не може перевищувати 255. Тип даних "рядок" використовується для позначення кодів, назв, прізвищ тощо. Існує операція конкатенації даних типу "рядок". Вона позначається знаком "+". Наприклад, якщо значення змінних A і B є відповідно "Micro" і "soft", то значенням виразу A + B буде рядок "Microsoft". Тип даних "текст" (Memo) використовується для даних, значення яких — символи, а їх кількість може перевищувати 255. Числовий тип даних використовується для даних, що характеризують їх кількісну властивість, наприклад вага, стаж, заробітна плата тощо. Тип даних "дата" застосовується для обробки дат. Логічний тип даних використовується у виразах, які характеризують ситуацію і можуть мати значення або істина, або хибність. Наприклад, вираз 10 > 100 є логічним, а значення такого виразу — хибність. Для даних логічного типу існує кілька операцій, наприклад, OR — логічне додавання, AND — логічне множення, NOT — логічне заперечення. Наприклад, значення виразу NOT (10 > 100) — істина.

87

Архітектура MS Access

Система керування базами даних MS Access належить до так званих об'єктно-орієнтованих систем. Під об'єктами в MS Access розуміють усе, що має ім'я. Об'єктами у MS Access є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Ці об'єкти визначаються користувачем, а їх сукупність становить базу даних. Усі об'єкти взаємопов'язані, причому таблиці становлять основу всіх зв'язків, на якій зазвичай будуються всі інші об'єкти (втім, це не обов'язково). Це пояснюється насамперед тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються за допомогою форм, записів тощо. Отже, таблиці призначені для зберігання даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов'язані між собою, що дає змогу подати інформацію як багатовимірну. Запит призначений для вибірки потрібних даних із таблиць. За допомогою запитів можна також створювати інші таблиці. Форми слугують для введення, перегляду і редагування даних таблиць, а також для керування програмним продуктом користувача. Форми, як правило, використовуються для забезпечення необхідного зовнішнього вигляду документа, дані якого вводяться до таблиці. Звіти потрібні для перегляду і друку вихідної інформації та можуть бути включені до документів інших програм. Макроси і модулі призначені для обробки подій. У MS Access подією називають зміну стану об'єкта. Подія — це відкриття або закриття того чи іншого об'єкта, зміна його стану та ін. Наприклад, для таблиць — це введення запису, видалення запису тощо. Визначення макросів і модулів потребує знань з теорії програмування і вмінь працювати в системі програмування Visual Basic, яка вбудована у MS Access. Усі зазначені об'єкти можна визначити в MS Access як конструктивно, так і за допомогою так званих майстрів, які надають користувачеві можливість за кілька кроків діалогу створити потрібний об'єкт. Майстри є одним із найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись під час опанування цієї СКБД або в інших ситуаціях, спричинених відсутністю нині україномовної версії.

Побудова бази даних

Після запуску MS Access користувач має змогу побудувати базу даних самостійно, створити її за допомогою майстра або відкрити вже існуючу базу даних.

88

У разі самостійної побудови бази даних і при першому відкритті вікна бази даних MS Access активізує вкладку Таблица з трьома кнопками: <Открыть>, <Конструктор>, <Создать>. Саме кнопка <Создать>, що призначена для побудови нової таблиці, буде спочатку активною. Отже, за замовчуванням MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.

Таблиці. Проектування структури таблиць

Процес визначення таблиці починається зі стадії її проектування. Саме на цій стадії розробник бази даних повинен проаналізувати інформацію, яку потрібно обробляти. Для визначеності розглянемо інформацію про кадри підприємства, зокрема про особовий склад, про його переміщення тощо. Цю інформацію в реляційних СКБД треба подати як сукупність двовимірних таблиць. Наприклад, створювана база даних називається Кадри і складається з двох таблиць: Особи і Переміщення. Нехай таблиця Особи містить деяку інформацію, взяту з першої сторінки особової картки працівника, а саме:

• табельний номер (номер особової картки);

• прізвище;

• ім'я;

• по батькові;

• дата народження;

• стать;

• освіта.

Кожен наведений пункт особової картки може бути полем таблиці. Тепер слід визначити назву, тип даних, розмір і потрібну множину значень цих полів та звести все до таблиці:

Пункт особової картки

Назва поля

Тип

даних

Розмір, байтів

Множина значень

1

ТабНомер

C

4

 

2

Прізвище

C

16

 

3

Ім'я

C

12

 

4

ПоБатькові

C

16

 

5

ДатаНародження

D

 

 

6

Стать

C

1

"М"; "Ж"

7

Освіта

C

16

"середня"; "вища"; "середня технічна"

Деякі комірки цієї таблиці не заповнені, адже розмір поля з типом даних D визначається автоматично (8 байтів), а можливі значення

89

даних пунктів 1-5 особової картки тут не потрібні. На цьому етапі процес проектування таблиці Особи треба призупинити, щоб визначитися з так званими первинними ключами.

Індекси і первинний ключ

Одна з основних умов, яким повинні відповідати таблиці, — це неприпустимість однакових записів. Для виконання цієї умови, а також для зв'язування таблиць використовується первинний ключ — вираз, який складається з назв полів і значення якого повинно бути унікальним для певної таблиці. Часто таким виразом є деяке поле. Наприклад, первинним ключем таблиці Особи має бути поле ТабНо-мер і в жодному разі не поле Прізвище, бо записів з однаковим табельним номером не повинно бути, водночас можливі записи з однаковими прізвищами. Правило, за яким записи таблиці розташовані відповідно до значення первинного ключа, реалізується в образі таблиці — індексі. Зазвичай таблиці та індекси зберігаються у різних файлах, наприклад у СКБД MS FoxPro. Натомість у MS Access усі об'єкти бази даних зберігаються в одному файлі, це стосується і таблиць та їх індексів.

Для запобігання непотрібним повторюванням даних, що може спричинити помилки при введенні даних, і нераціональному використанню дискового простору комп'ютера проектування таблиць завершується їх нормалізацією — процесом зменшення надлишкової інформації. Наприклад, згідно з принципами нормалізації таблицю Особи слід відредагувати, замінивши в ній поле Освіта на поле КодОсвіти (тип даних С, розмір 1), а крім цього ввести ще таблицю Освіта з двома полями — КодОсвіти і Освіта, які збігаються з відповідними полями в модифікованій і немодифікованій таблиці Особи. Таблицю Освіта можна ще називати таблицею-довідником Освіта.

Взагалі таблиці конструктивно створюються так, щоб задовольняти три нормальні форми. Перша нормальна форма:

• повторювані записи відсутні;

• повторювані групи полів відсутні;

• рядки повинні бути невпорядковані;

• стовпці мають бути невпорядковані.

Зрозуміло, щоб виконати першу умову стосовно відсутності повторюваних записів, кожна таблиця повинна мати первинний ключ.

90

Друга нормальна форма:

• таблиця задовольняє умови першої нормальної форми;

• будь-яке неіндексне поле однозначно ідентифікується повним набором індексних полів.

Очевидно, що таблиці, які мають один первинний ключ, автоматично відповідають другій умові другої нормальної форми. Третя нормальна форма:

• таблиця задовольняє умови другої нормальної форми;

• жодне з неіндексних полів таблиці не ідентифікується за допомогою іншого неіндексного поля.

Процес нормалізації таблиць зазвичай супроводжується створенням окремих додаткових таблиць, які між собою зв'язані на основі введених первинних ключів. Повертаючись до таблиці Особи, зазначимо, що її первинним ключем буде поле ТабНомер. Очевидно первинним ключем таблиці Освіта буде поле КодОсвіти. Тепер можна побудувати таблиці Особи і Освіта:

Таблиця Особи

Пункт особової картки

Назва поля

Тип даних

Розмір, байтів

Множина значень

U і

ТабНомер

C

4

 

2

Прізвище

C

16

 

3

Ім'я

C

12

 

4

ПоБатькові

C

16

 

5

ДатаНародження

D

 

 

6

Стать

C

1

"М"; "Ж"

7

КодОсвіти

C

1

Значення поля КодОсвіти з таблиці Освіта

Таблиця Освіта

Пункт особової картки

Назва поля

Тип даних

Розмір, байтів

Множина значень

м

КодОсвіти

C

1

 

2

Освіта

C

16

 

У цих таблицях знак Щ означає первинний ключ.

91

Побудова і редагування структури таблиць

Для визначення таблиці треба у вікні бази даних (вікно бази даних активізується за допомогою клавіші <F11>) натиснути кнопку <Создать> і вибрати той або той режим, наприклад режим Конструктор, У цьому режимі кожен рядок у верхній частини вікна визначає поле таблиці. Для визначення поточного поля потрібні три стовпці: назва, тип даних, опис. Опис можна використати для необов'язкових пояснень. Перед рядком можна поставити ознаку первинного ключа [^] за допомогою кнопки <Ключевое поле> [^] панелі інструментів. Розмір поля потрібно визначити в нижній частині вікна Свойства поля. Для введення значень (у наведеному прикладі — значення полів Стать і КодОсвіти таблиці Особи) треба в стовпці Тип данных вибрати Мастер подстановок. Після діалогу з майстром підстановок буде забезпечено потрібний вибір значень при формуванні записів таблиці. Слід зазначити, що дві підстановки у цьому прикладі відрізняються за характером. Для поля Стать — це підстановка фіксованих значень "М" або "Ж", а для поля КодОсвіти — це підстановка даних поля КодОсвіти таблиці Освіта. За допомогою майстра підстановок можна вибрати дані серед елементів фіксованих значень або серед значень поля таблиці-довідника, причому для надійності вибору цей процес, як правило, підсилюється візуалізацією інших полів таблиці-довідника (наприклад, при виборі значень поля КодОсвіти на його підтримку візуалізується поле Освіта). Визначення підстановок з використанням значень полів таблиць-довідників автоматично приводить до так званого зв'язування таблиць відношенням типу "один-до-багатьох".

Якщо користувач не визначив первинний ключ, то за потреби MS Access допоможе це зробити введенням додаткового поля, значення якого — порядковий номер запису (лічильник).

Для редагування структури таблиці треба натиснути кнопку <Конструктор> вікна бази даних і діяти за наведеною схемою.

Зв'язування таблиць

Процес зв'язування таблиць починається ще на етапі визначення підстановок. Завершує цей процес робота з визначення схеми даних,

яку розпочинають натисканням кнопки <Схема данных> панелі

інструментів. У результаті відкривається вікно з такою самою назвою Схема данных, яке вже містить графічні образи зв'язаних під час

92

підстановки таблиць. Інші таблиці можна додати у разі потреби. Зв'язки між таблицями можна редагувати або видаляти. Для редагування або видалення існуючого зв'язку потрібно правою кнопкою

миші клацнути на лінії зв'язку

Ы

(графічне зображення зв'язку),

а далі виконувати команди контекстного меню та діалогу. Наприклад, команда Удалить (її можна виконати за допомогою клавіші <Delete>) означає видалення зв'язку, а команда Изменить связь — редагування зв'язку. Причому для останньої дії передбачено діалог щодо цілісності даних. Забезпечивши цілісність за допомогою прапорця обеспечение целостности данным, можна отримати зв'язок "один-до-багатьох". Якщо між таблицями попередньо не було встановлено жодних зв'язків, установити їх можна за допомогою лівої кнопки миші: при натиснутій кнопці миші перетягнути поле однієї таблиці у відповідне поле іншої. В результаті відкриється вікно Изменение связей, в якому треба вибрати режим Обеспечение целостности данных:

Форми

Форми є основним засобом побудови інтерфейсу користувача, що забезпечує найзручніший спосіб перегляду і редагування даних, а також засобом керування перебігом виконання прикладної програми. Найчастіше форми використовують для введення і редагування даних. Вони забезпечують виведення на екран даних у потрібному вигляді. Використання таких форм значно спрощує редагування даних, їх введення та видалення з бази даних. При цьому деякі дані можна

93

зробити доступними лише для перегляду, а деякі — взагалі не демонструвати. Також у таких формах можна забезпечити процес обчислення полів залежно від параметрів, які задає користувач.

Інше застосування форм — це керування перебігом виконання прикладної програми. Сучасні прикладні програми найчастіше мають оболонку для надання користувачеві можливості виконувати ті або інші дії у певній послідовності. Таку оболонку можна побудувати за допомогою кнопкових форм. Такі форми містять кнопки, що викликають виконання певного макросу або процедури Visual Basic. Ці кнопки називаються командними. їх можна використовувати для виклику іншої форми, а також виконання багатьох інших дій, пов'язаних з процесом реалізації прикладної програми, зокрема для виконання запитів, команд меню, фільтрації даних, друкування звітів тощо.

Можна побудувати форми, призначені лише для введення в базу даних нових значень, які автоматизують виконання програми за певним алгоритмом. Є форми для виведення повідомлень, що інформують про події, пов'язані з виконанням прикладної програми, наприклад повідомлення про різноманітні помилки.

Зазвичай для друкування інформації призначені звіти. Втім, за допомогою форм також можна, не виходячи з них, надрукувати інформацію, яка міститься у формі. Для введення і виведення даних діють різні параметри, тому в таких формах інструментально підтримується їх подвійна роль.

Види форм

За своїм видом форми поділяються на такі:

• прості, вигляд яких практично не відрізняється від зображення при звичайному перегляді таблиць;

• багатосторінкові, які використовують у тому разі, якщо записи містять велику кількість інформації, що не вміщується на екрані монітора;

• стрічкові, що застосовуються у випадку, коли записи містять невелику кількість інформації, наприклад, мають невелику кількість полів. На відміну від простої форми, в якій зображується лише один запис, у стрічковій формі записи виводяться один за одним, як у таблиці;

• підлеглі, за допомогою яких можна вивести записи двох або більше таблиць, зв'язаних між собою відношенням "один-до-бага-тьох";

94

• спливаючі, які після виведення на екран залишаються на передньому плані незалежно від того, чи виводяться нові форми на екран;

• монопольні (модальні), які, поки вони активні, не дають діяти жодному іншому об'єкту.

Проектування і побудова форм

Проектування форм для таблиць ґрунтується передусім на первинних документах введення інформації. Розміщення інформації, стиль, тло, використані в первинному документі, можна взяти як основу при розробці форми. Форма містить інформацію в елементах керування. Прикладами елементів керування можуть бути напис, поле таблиці, кнопка, перемикач, прапорець, вимикач, група, список, поле зі списком, об'єкт OLE. Зокрема напис має такі основні властивості, як шрифт, його розмір і колір, колір тла. Поле — найчастіше використовуваний елемент керування. В нього виводять дані з базових таблиць, запитів, а також значення, обчислені безпосередньо у самій формі. Кнопки найчастіше застосовуються для виконання окремих дій, наприклад для виклику макросу, іншої форми, звіту тощо. Перемикачі, прапорці, вимикачі використовуються для вибору з якоїсь кількості елементів одного потрібного. У тому разі, коли для кількох елементів керування відповідні дані займають незначну площу екрана, застосовують групу, що складається з цих елементів керування. При виборі елемента групи відповідна інформація виводиться на екран у підлеглій формі. У разі потреби вивести в формі перелік значень, що залишається на час роботи форми завжди відкритим, використовують такий елемент керування, як список. Наприклад, список можна застосовувати для перегляду таблиць у вікні бази даних, що приводить до підстановки значень полів цих таблиць у поля поточних таблиць. Поле зі списком відрізняється від списку лише тим, що для цього елемента керування потрібно значно менше місця на екрані монітора — один рядок. Об'єкти OLE використовуються для відображення фотографій, електронних таблиць, текстових документів тощо.

Редагування форм

Побудовану за допомогою майстра або конструктора форму можна редагувати для поліпшення її дизайну, підвищення ефективності роботи з нею тощо. Наприклад, після діалогу з майстром побудови форми виявляється, що довжину елементів можна змінити, відтак за рахунок звільнення місця раціонально розташувати всі елемен

95

ти у певній послідовності. Редагуванню форм значно допомагають вікна властивостей самої форми, кожного її розділу (заголовок, область даних, розділ приміток) і елементів керування. Сукупність властивостей залежить від вибраного елемента. Для відкриття вікна властивостей елемента потрібно його виділити, потім клацнути на ньому правою кнопкою миші і з меню, що спливає, вибрати дію Свойства (або команду Свойства пункту меню Вид). Форма має понад 70 властивостей, елементи керування — більш як 30, тому для зручності всі властивості груповано і зібрано у таких вкладках: Макет, Данные, События, Другие.

Існує також загальна вкладка Все. Властивості можна задати з множини значень (наприклад логічні Да/Нет), констант відповідного типу (наприклад розмір фонового малюнка), а також за допомогою складених виразів. Для побудови такого виразу зручно користуватись так званими будівниками, що викликаються кнопкою з трьома крапками (кнопка з'являється у тому разі, якщо властивість припускає використання будівника). Наприклад, якщо на вкладці Данные у вікні властивостей форми вибрати властивість Источник записей, як будівник після його виклику з'явиться будівник запитів. Особливо зручно користуватись будівниками у разі потреби побудувати та обчислити вираз. Наприклад, обчислення добутку ab, де а і b — поля таблиці, і подальше присвоєння полю c значення добутку можна виконати за допомогою обробки подій щодо виходу з поля а або з поля b. Вказану обробку подій можна виконати, якщо скористатися будівником двох однакових за змістом процедур VBA:

Private Sub a_Exit()

c=a*b

End Sub;

Private Sub b_Exit() c=a*b

End Sub.

У результаті під час роботи з формою на стадії її відкриття значення поля с в цьому прикладі буде автоматично обчислюватись, щойно користувач переходитиме від поля a або поля b до іншого елемента поля.

Для зміни розміру елемента форми потрібно виділити його, а потім скористатися маркерами, що з'являються в кутах і всередині сторін прямокутника виділення. Маркер у лівому верхньому куті —

96

найбільший, його не можна використовувати при зміні розмірів елемента форми. Для переміщення елемента курсор миші поміщають між маркерами на будь-якій стороні прямокутника виділення (курсор набуде вигляду долоні) і перетягують елемент у потрібне місце. Якщо є так званий приєднаний напис до поточного елемента, він також перетягуватиметься. Щоб запобігти цьому, треба скористатись верхнім лівим маркером (курсор миші виглядатиме як стиснута долоня).

Пошук і сортування даних

Пошук і сортування даних у формі, що відкрилась, можна виконувати в такий самий спосіб, як у відкритій таблиці.

Для простого пошуку спершу потрібно розмістити курсор у відповідному полі і за допомогою команди Найти пункту меню Правка (або кнопки <Найти> |Дч |) відкрити діалогове вікно пошуку. У цьому вікні можна задати умови пошуку. Причому, на відміну від пошуку в таблиці, пошук у формі можна здійснювати і за полями, що обчислюються.

Сортування за деяким полем форми виконується простіше: після вибору поля форми треба натиснути одну із кнопок сортування панелі інструментів: сортування за збільшенням |яІ І або за зменшен21

Звіти

Звіти призначені для вибору інформації з однієї або кількох таблиць, виконання необхідних обчислень, підбиття підсумків. При цьому можна забезпечити групування даних і потрібний дизайн звіту. Користувачеві надається можливість переглянути звіт або надрукувати його.

Звіти створюються згідно з умовами щодо структури потрібного документа. Найпростіша структура складається з таких елементів: верхній колонтитул, заголовок групи даних, область даних, примітка групи даних, нижній колонтитул. У такій структурі передбачено групування даних лише одного рівня. Якщо структура документа дає можливість групувати дані кількох рівнів, то й у структурі звіту це буде відображено — з'являться вкладені підзаголовки підгруп даних і відповідні примітки. Звісно, деякі з багатьох об'єктів звіту можуть не містити окремі з наведених елементів структури, наприклад нижній колонтитул.

ням

97

Механізми створення звітів

Зазвичай у звітах використовується інформація з різних таблиць, тому доцільно розпочати розробку звіту з попередньої процедури — побудови базового запиту, під час якої треба визначити множину таблиць та схему їх відношень, множину полів цих таблиць, що використовуватимуться в звіті, умову вибору записів та їх сортування. З такої сукупності інформації і складатиметься звіт. Звичайно, окремі поля можуть відігравати деяку роль при побудові базового запиту, але загалом саме їх значення в звіті можуть бути відсутні. Після підготовчої роботи зі створення базового запиту можна будувати звіт.

Звіти часто будують за допомогою одного з майстрів або конструктора звітів. Для першого знайомства зі звітом потрібно вибрати основного майстра розробки звітів, який дає можливість визначитись з полями для звіту, задати формати, умови групування і функції для підсумку. Вся робота майстра виконується через діалог з користувачем і складається з таких кроків:

• вибір головної таблиці;

• вибір доступних полів головної таблиці, а також полів з інших таблиць;

• вибір умов групування даних;

• задання умов сортування та функцій для підсумовування;

• вибір вигляду макета звіту та його орієнтації;

• вибір стилю звіту;

• задання імені звіту.

Кожен з цих кроків здійснюється через відповідне діалогове вікно, при цьому можна рухатись вікнами як вперед, так і назад, а також відмінити весь процес побудови звіту.

У вікні вибору головної таблиці можна вибрати потрібний елемент з фіксованого списку: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки (наприклад майстер звітів), а з нефіксованого списку — таблицю (запит), яка надалі слугуватиме джерелом даних.

У вікні вибору полів дається можливість включити до звіту кілька або всі доступні поля в тій самій послідовності, що і в базовому запиті (за допомогою кнопок   > | і >> |).

У вікні вибору умов групування даних можна вибрати умови групування даних кількох рівнів. Як відповідь на запитання Добавить уровни группировки? потрібно вибрати відповідне поле групування або відмовитись від наступного рівня групування. Якщо групування

98

вибране, можна настроїти інтервали групування за допомогою кнопки <Группировка>.

У вікні задання умов сортування та функції для підсумовування даних сортування даних можна виконати за допомогою майстра за чотирма полями. Підбиття підсумків і умови їх виведення в звіті можна задати, натиснувши кнопку <Итоги>.

У вікні вибору вигляду макета звіту та його орієнтації з великої кількості макетів звіту можна вибрати потрібний. У цьому ж вікні можна автоматично настроїти ширину кожного стовпця звіту відповідно до ширини сторінки у такий спосіб, щоб увесь звіт розмістився на одній сторінці.

У вікні вибору стилю звіту серед стилів майстра можна вибрати прийнятний з точки зору користувача дизайн.

У вікні задання імені звіту вводиться ім'я звіту та надається можливість переглянути звіт або відредагувати його.

Редагування звіту

Передусім слід визначити рівні та критерії групування. Бажано уникати відокремлення заголовка групи від її змісту, що може статися під час друкування, коли інформація продовжується на наступній сторінці. Щоб запобігти цьому, потрібно властивість Не разрывать вставити в значення Первая область данных. Інші значення властивості Не разрывать залежать також від вибору того або іншого розташування інформації на сторінках надрукованого звіту. Звіт може автоматично повторювати властивості базового запиту щодо фільтра, порядку сортування тощо. Щоб передати такі властивості базового запиту створюваному звіту, слід відредагувати властивості звіту. Це можна зробити за допомогою команди Выделить отчет пункту меню Правка і, клацнувши правою кнопкою миші поза правим краєм області даних, перейти до вікна Отчет, де й установити потрібні властивості звіту. В таблиці наведено властивості звіту та їх зміст:

І       Властивість       І Зміст властивості І

1 І 2 І

Источник записей

Фильтр_

Фильтр включен

Ім'я базової таблиці (запиту), з даних якої створюють звіт

Фільтр-спадкоємець джерела даних_

Да — автоматичне використання фільтра при відкритті звіту

Порядок сортировки

Умова сортування

Да — автоматичне сортування при відкритті звіту

Сортировка включена

Подпись

Введення тексту

99

Закінчення таблиці

 

 ...  8



Обратная связь

По любым вопросам и предложениям

Имя и фамилия*

Е-меил

Сообщение*

↑ наверх

1

2

Блокировка записей

Блокування записів від їх можливої зміни іншими користувачами під час друку звіту

Верхний колонтитул

Умова друку верхнього колонтитула на сторінках звіту

Нижний колонтитул

Умова друку нижнього колонтитула на сторінках звіту

Группировка по датам

Вибір стандартів дат і часу: американський або за замовчуванням (вікно Язык и стандарты панелі управління Windows)

Неразрывная группа

Забезпечення нерозривності згрупованих даних на кожній сторінці звіту

Рисунок

Введення повної назви файла з растровим малюнком

Тип рисунка

Внедренный — копіювання малюнка у звіт

Связанный — завантаження малюнка при відкритті звіту на

основі інформації властивості Рисунок

Масштаб рисунка

Визначення розмірів малюнка у звіті:

Фрагмент — розміри малюнка зберігаються; малюнок обрізається, якщо його розміри перевищують відповідні розміри рамки По размеру рамки — пропорційна зміна розмірів малюнка відповідно до розмірів рамки, наскільки це можливо Вписать в рамку — зміна розмірів малюнка до відповідних розмірів рамки

Выравнивание рисунка

Позиціонування малюнка в кутах або в центрі рамки (за умови вибору значення масштабу малюнка Фрагмент)

Мозаичное заполнение

Да — заповнення всього простору рамки копіями малюнка (за умови вибору значення масштабу малюнка Фрагмент)

Страницы с рисунком

Виведення малюнка на першій або на кожній сторінці звіту, чи невиведення малюнка на кожній сторінці звіту

Строка меню

True — виведення меню звіту під час його перегляду

Контекстное меню

Виведення контекстного меню звіту під час його перегляду (за допомогою правої клавіші миші)

Число делений по X

Задання відстані між вертикальними лініями сітки

Число делений по Y

Задання відстані між горизонтальними лініями сітки

Формат для печати

Да — можливість вибору шрифтів True Type і принтерних шрифтів, Нет — вибір тільки екранних шрифтів

Для лазерного принтера

Друк ліній зі збільшеною швидкістю (на принтерах, які мають для цього спеціальні команди)

Файл справки

Можливість створення файла прикладних довідок

Индикатор справки

Виведення на екран індикатора прикладної довідки

Источник палитры

Зміна палітри кольорів під час друку на кольоровому принтері

Дополнительные сведения

Збереження інформації для її подальшого застосування іншими процедурами