ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.  Документ — це матеріальний об'єкт; що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу1.  Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.  Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.  У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.  Види документів визначають за такими ознаками:  найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;  походженням — службові (офіційні) й особисті:  • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; '  • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;  місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;  призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;  напрямком — вхідні й вихідні;  формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):  • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);  • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);  строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:  • звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;  • термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);  • дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності— секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки:  • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;  • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;  • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);  • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні;  складністю — прості (односкладові) й складні;  строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;  технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;  носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.  Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

 

2  ... 



Обратная связь

По любым вопросам и предложениям

Имя и фамилия*

Е-меил

Сообщение*

↑ наверх