ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ

ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.  Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.  Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:  Текст викладати від третьої особи:  Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...  Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.  Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.  Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.  Використовувати синтаксичні конструкції типу:  Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості... ; Відповідно до Вашого прохання...  Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи до уваги... ; Розглянувши...; Вважаючи...  Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.  Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).  Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...  Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...  Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...  У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...  Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.  Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

 

 ...  4



Обратная связь

По любым вопросам и предложениям

Имя и фамилия*

Е-меил

Сообщение*

↑ наверх